Guide: Sådan planlægger du en firmafest fra A til Z

En vellykket firmafest kræver mere end bare god mad og musik. Det handler om at skabe rammerne for teambuilding, fejring og professionel stemning – tilpasset virksomhedens kultur og budget.

 Hvor starter man med planlægningen?

1. Formål og type event: Skal det være internt for personalet eller inviterer I også klienter, familie og naboer til festen?

2. Dato og sted: Har I egne lokaler, eller skal der lejes venue eller telt?

3. Deltagerantal: Hvor mange medarbejdere og evt. partnere skal inviteres?

4. Budget: Hvor meget må det koste pr. deltager – og samlet?

5. Tema eller stil: Ønsker I noget afslappet, luksuriøst, uformelt eller professionelt?

6. Udbydere: Har I en klar ide om, hvilke ting I selv kan klare og hvilke ting I skal bruge hjælp til?

Hvad koster en firmafest?

Firmafester i Danmark spænder typisk fra 15.000 kr til over 150.000 kr, afhængig af ambitionsniveau, gæsteantal og omfang. Her er en gennemsnitlig fordeling for 50 personer:

Firmafest Huskeliste (Eventplanner edition)

✅ Fastlæg formål og indbydelser

✅ Sæt budget og prioritér udgifter

✅ Book dato og lokation

✅ Aftal deltagerantal og evt. tilvalg for gæster (overnatning, transport)

✅ Book catering og bar

✅ Book DJ- og/eller underholdning

✅ Aftal pynt, tema og evt. merchandise

✅ Lav tidsplan for programmet

✅ Indkald via invitation eller intern platform

✅ Afklar tekniske behov (lys, lyd, strøm, toiletvogne mv.)

Cocktailbar til firmafest

Et af de mest populære indslag. Professionelle bartendere løfter festen med flair, service og kvalitet:

• Skaber stemning og engagement

• Mindsker jeres logistik

• Mulighed for branding på cocktails

Pris: typisk fra 8.000–30.000 kr afhængig af antal gæster og valg af koncept.
Populære cocktails: Aperol Spritz, Espresso Martini, Mojito, Paloma, Old Fashioned.

DJ & Musik til firmaevents

Musik er ofte det, deltagerne husker. Derfor er en professionel DJ vigtig:

• Skræddersyede playlister

• Professionelt lydudstyr

• Mulighed for tale-mikrofoner, baggrundsmusik og dansegulv

Pris: 5.000–15.000 kr alt efter længde og erfaring.
Tip: Sørg for god plads og strømudtag nær DJ-setup.

Merchandise og branding

Giv deltagerne noget med hjem eller styrk intern branding:

• Firmalogo på glas, tasker, kopper

• Personlige navneskilte

• Konkurrencer med præmier

Hvad skriver man i en invitation til firmafest?

• Titel og formål: “Sommerfest 2025 – Team & Tacos!”

• Dato og klokkeslæt

• Lokation + parkering/transport

• Dresscode (valgfrit)

• Tilmeldingsfrist og kontaktperson

Eksempel:

“Hej team! Glæd jer til årets sommerfest den 20. juni kl. 16.00 i vores grønne teltlandskab ved Søndermarken. Tema: Chill & Cocktails. Tilmelding senest 1. juni via HR.”

FAQ – Ofte stillede spørgsmål

Leverer Cocktaiils.dk i hele Danmark?

Ja – vi befinder os i København, men er landsdækkende, så det er helt fint, hvis du holder fest i Skagen, Århus, Odense eller Rønne.

Du skal dog betale 4kr pr km for kørsel, samt evt. bro/færge fra vores adresse og ud til jeres lokation.

Hvor mange bartendere skal man bruge til sine gæster?

Vi bruger en god tommelfingerregel, der hedder 1 bartender til max 40 gæster.

Men hvis I fx. bliver 200 gæster til festen, kan 1 bartender godt tage 50 eller 60 gæster hver, sammen med de andre bartendere.

Har I mobilbar med og hvor meget plads skal I bruge?

Bartenderen medbringer mobilbar, hvis ikke I selv har en stor køkken-ø eller bar på lokationen – og det er inkluderet i prisen, så du ikke skal stresse over om det skal med eller ej.

Medbringer I også isterninger og glas?

Ja, vi har vores egen isproduktion og ejer Flamingois.dk, så du kan roligt regne med at vi ikke løber tør for is isterninger på dagen.

Glas medbringer vi også og vi bruger stilrene cocktailglas, coupette og lowball drikkeglas fra Libbey og Cidra, så I ikke skal tænke på noget.

Hvornår skal man begynde planlægningen?
Senest 1-2 måneder før – længere ved sommer eller julefester.

Hvor sent kan man booke bartender- og Cocktailbar til Firmafest og Julefrokost?

Vores priser tager udgangpunkt i, at du senest booker 1 måned før I skal afholde festen.

Vi forsøger dog altid at være fleksible og ofte kan vi løse opgaven samme uge, hvis ikke vi er fuldt bookede.

Hvem er bedst, hvis man skal bruge cocktailbar til sin firmafest?

Cocktaiils er selvfølgelig de bedste, hvis du spørger os. Men hvis vi skal svare dig lidt nuanceret, så afhænger det af dit ambitions-niveau.

Vi har mange konkurrenter, der både kan levere mere simple løsninger og anvender andre produkter end vi gør – måske kan du endda få et ligeså skarpt tilbud fra dem.

Men den store forskel, når du bruger os, er vores nørdede tilgang til drinks. Vi laver sirupper fra bunden, vi bruger økologisk og friskpresset lime- og citronjuice og så vælger vi vores spiritus med omhu. Vi har erfaring fra nogle af DK’s bedste cocktailbarer og Alexander, der stiftede Cocktaiils i 2017, har været barchef på high-end cocktailbarer som MASH, The Standard og Søpavillionen.

Herudover har vores bartendere erfaring fra steder som, The Barking Dog, Lidkoeb og D’angleterre, så du kan forvente den allerhøjeste standard, når vi sammensætter dit menukort.

Hvor mange penge bruger virksomheder typisk på en fest?
Alt fra 5.000 kr til 300.000 kr pr. medarbejder afhængig af ambitionsniveau og budget.

Skal vi have både DJ og bartender?
Ikke nødvendigvis – men de to sammen skaber ofte en mindeværdig aften og vi har også rigtig godt styr på den gode musik.

Er det muligt at få branding på cocktails eller bar?
Ja – vi tilbyder både firmalogo og signaturdrinks.

Hvordan planlægger jeg uden stress?
Det er svært, da event-planlægning netop er stressende. Derfor kan du med fordel bruge os som hjælp til at krydse så mange punkter på tjeklisten af som muligt.